Llevar un control efectivo de asistencia de los trabajadores en todo negocio es esencial para garantizar que todo funcione correctamente y se cumplan las metas laborales y productivas de la manera más eficiente posible. Por tal razón se deben buscar todas las opciones que se puedan adaptar a la dinámica empresarial y seguir algunos consejos básicos que son de gran utilidad.
En toda compañía exitosa se cumplen perfectamente diversos factores que inciden directamente en su buen funcionamiento, entre los que destacan el efectivo control de asistencia del personal, por cuanto con esto se garantiza una mejor y mayor participación de los colaboradores.
Llevar ese control es complicado, por todas las incidencias y componentes que se deben tener en cuenta. No solo ayuda a darle un fiel seguimiento a la puntualidad y productividad de los trabajadores, sino también contribuye al buen cumplimiento de las regulaciones laborales vigentes.
Recomendaciones importantes
Para llevar un eficaz control de la asistencia del personal se deben cumplir ciertos factores básicos relacionados con la puntualidad y la productividad. Hacerlo de la manera correcta puede ser complicado, principalmente cuando se trata de negocios que manejan grandes volúmenes de trabajadores.
No obstante, se puede facilitar todo con solo seguir algunos básicos consejos:
- Utilizar sistemas informáticos: cuando se cuenta con el apoyo tecnológico, con software especializados en la gestión de personal, todo se agiliza enormemente. Por ejemplo, una buena lista de asistencia digital puede constituirse en un recurso muy valioso para toda empresa, por cuanto ayuda a llevar un registro preciso de la asistencia del personal, de forma fácil y automatizada.
Anteriormente, las listas eran físicas y se llenaban manualmente, con todas las inconsistencias, descontrol y fraudes que, lamentablemente, se podían presentar, pero con la creación de los programas informáticos especializados se revolucionó el control de asistencia, para bien de las empresas y de los propios empleados, quienes ahora también tienen todo registrado para tener un mejor respaldo ante eventuales reclamos.
- Sistemas de registro de tiempo: esto va de la mano con los sistemas digitales de gestión de personal, que facilitan el control de asistencia de los empleados. Incluye relojes de fichar, tarjetas, software de registro de tiempo y los más modernos dispositivos para verificar la presencia del trabajador, como escáneres biométricos y faciales.
- Establecer políticas claras: hablarle claro al trabajador es esencial para mantener una buena relación empleado / patrono. Cuando se tienen políticas claras en cuanto a las horas de llegada y salida, permisos o faltas laborales, periodos de descanso y las consecuencias derivadas de alguna falta, todo debe salir mejor para ambas partes.
Tal información se debe comunicar de forma clara y directa a través de todos los medios que tenga disponible la empresa. Por lo general, se publica en lugares visibles para que todos los colaboradores conozcan los términos, se incluye en los manuales de empleados o se envía por mensajes o correos electrónicos personales. Lo aconsejable es hacerle llegar a cada empleado un documento contentivo con esa información, con copia de recibo, para que lo firme una vez leída.
- Promover una cultura de puntualidad y responsabilidad: fomentar tales valores entre los trabajadores es importante para que estos cumplan eficientemente con su trabajo, asistencia y horarios laborales. Esto pasa por el ejemplo de los directores y jefes, quienes deben ser los primeros en llegar y los últimos en irse de sus puestos de trabajo, lo cual incentiva al resto del personal a hacerlo de la misma manera.
También se pueden establecer premios especiales a la productividad y asistencia, como, por ejemplo, los tradicionales reconocimientos al “mejor empleado del mes”, que también ayuda a que todos se tomen más a pecho el trabajo y se sientan recompensados por su esfuerzo.
En conclusión, llevar el control de asistencia de los empleados es una labor ardua y delicada, pero que se puede cumplir eficientemente si se siguen las recomendaciones mencionadas y si se busca la ayuda de la tecnología, que facilita significativamente la gestión del personal.